영문 이메일 작성 팁

안녕하세요

물류업은 해외 파트너와 에이전트들과 연락으로 영문 이메일이 잦은 편입니다. 

오늘은 영문 비즈니스 메일을 작성할 때 유의사항 및 팁에 대해 포스팅 하겠습니다. 

 

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1. 제목 쓰는 방법

이메일 제목은 대충 보아도 가늠이 될 정도의 문장 구성이 되어야 합니다. 대부분 문장을 모두 완성하지 않고 동사, 형용사 , 부사등은 제외 합니다. 긴급한 이메일의 경우 Urgent, Important 등의 문구를 앞에 추가할 수 있습니다. 

하지만 반응이 없을 때는  Reminder 등과 같이 제목의 앞에 다시 보낸다는 문구를 추가하시는 것도 좋은 방법입니다. 

물류 업무 특성상 BL단위 구분이나 INVOICE, 주문번호, 등과 같이 건별로 구분을 지어 주는 것도 향후 메일 검색시 매우 유용합니다.

 

2. 인사말 

처음 보내거나 잦은 메일을 주고 받는 사이가 아니라면 호칭을 사용하는 것이 좋습니다. 

 . Dear Sir or Madam

 . Dear Mr 성 / Ms 성 / Mrs 성

수취인의 이름이나 어떠한 정보도 모를 경우 "To whom it may concern" 으로 적으셔도 무방하지만 외국 사람들 특성상 수신자가 많거나, 업무의 범위가 포괄적일 경우 무시당할 수 있으니 가급적 지칭을 해주시는 것이 좋습니다. 

 

3. 본문 내용

영문 이메일뿐만 아니라 모든 메일이 그러하듯, 짧고 간략하게 자신이 원하고자 하는 바를 간략하게 기재해주서야 합니다. 시차가 한국과 반대인 지역의 경우 다시 의사소통을 하는데 하루가 걸리기 때문에 가급적 한번에 필요한 정보를 전달하고 원하는 정보를 모두 받아야 합니다 .때문에 본문 내용에 1, 2, 3 과 같이 번호를 적어 모든 내용에 회신을 받을 수 있도록 하는 것이 좋습니다. 

번호 기재를 하지 못하는 메일이나 여러 주제의 경우 단락을 나누어 주는 것도 좋습니다.

또한 영문 이메일은 자신의 영작문 능력을 과시하는 자리가 아니기 때문에 쉬운 단어와 정중한 문구로 쓰시는 것이 좋습니다. 

예를들어  can 대신 could 를 will 대신에 would를 쓰시고 please를 붙여 정중하게 메일을 쓰시는 것이 좋습니다. 

 

4. 마무리 인사 

제안서나 CL 이 아닌 이상 너무 형식적인 문구 보다는 "Best regards" / "Best wishes" / "Kind regards" / "Sincerely" 정도로 마무리 지어주시면 됩니다. 추가로 자주 메일을 주고받는 국가가 지정되었다면 현지어 인사도 구글 번역해서 넣어 주셔도 좋은 인상을 받을 수 있습니다. 

 

5. 교정

예전 같으면 옆에있는 사람에게 한번 봐달라고 하겠지만 요즘은 구글 번역기, 파파고로 한번 돌려 보신 후 틀린 철자가 없는지 이상하게 번역되지는 않는지 보시는 것이 좋습니다. 영미권이 아닌이상 심각한 문맥적 오류가 아닌 이상 상대방도 완벽한 영어가 아니기 때문에 단어로 다 이해하고 넘어갑니다. 

저는 요즘 처음부터 구글 번역기로 작성을 해서 오탈자로 바로 잡아 복사해서 발송을 합니다. 

 

6. 기타 유의 사항

아웃룩에는 자신이 좋아하는 폰트로 셋팅을 하셨겠지만, 해외로 보낼때는 가급적 가장 기본 폰트인 arial, times new roman 으로 지정하시는 것지 좋습니다. 또한 색상은 나라별로 쓰지 않는 것이 좋은 색도 있기 때문에 검정색으로 통일하시되, 중요한 부분은 고딕이나, 언더바로 강조 하시는 것이 좋습니다.